Leader dans le domaine de la collecte et la destruction confidentielle de documents, Confidentialys accompagne ses clients depuis plus de 10 ans dans la protection de leurs informations. Face aux obligations du RGPD, la filiale de Paprec trouve le juste équilibre entre recyclage et protection des données…
Pertinence, conservation ou confidentialité… En vigueur depuis 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre le traitement des datas sur le territoire européen. Mais si les questions de données informatiques sont souvent abordées, celles liées au papier ont tendance à être négligée. « Les mêmes enjeux se posent pourtant, rappelle Jean Diaz, directeur de Confidentialys. Dans une entreprise tertiaire, un salarié peut jeter par inadvertance dans la corbeille des documents avec des informations client, par exemple. C’est un non-respect du RGPD, mais cela peut aller jusqu’au risque d’espionnage industriel ! Ce n’est pas de la science-fiction : la collecte de renseignements commence souvent dans les poubelles des sociétés… » Protection de vos données, conformité au RGPD et obligations environnementales : Confidentialys répond à ses trois problématiques.
Sécurité de la collecte à la valorisation
L’opération commence dès la collecte. Confidentialys met à disposition de ses clients des collecteurs sécurisés en aluminium pour jeter les papiers sensibles. Une fois dedans, impossible de récupérer la feuille ! Lorsque les bacs sont pleins, les équipes de Confidentialys en assurent la collecte, avec un niveau de sécurité qui dépend des exigences du client. Sas de sécurité dans les locaux, vidéosurveillance, camion de collecte géolocalisé… Toutes les dispositions sont prises pour assurer la protection de vos données !
Une garantie de confidentialité qui se prolonge dans le centre de traitement. « Il n’y a pas d’opération de tri ! Confidentialys apporte une garantie de recyclage à ses clients, mais sans tri de la matière : pas de séparation du blanc et de la couleur, pas de retrait des feuilles plastiques ou des agrafes. » Ainsi, les employés – qui doivent présenter tous les 6 mois un casier judiciaire vierge – ne peuvent pas prendre connaissance des informations présentes dans le papier.
La destruction sécurisée des informations passe aussi par un mélange de plusieurs flux d’entreprises différentes : les documents d’une banque sont détruits en même temps que plusieurs dizaines d’autres entreprises. Ensuite, le papier est déchiqueté avec un niveau de coupe qui ne permet pas la reconstitution des documents. Une balle de papier de 1,2 tonne peut contenir jusqu’à 45 millions de particules broyées ! La mutualisation rend impossible la reconstitution des documents.
Bon à savoir : Le niveau de coupe standard de Confidentialys (DIN 3) rend inexploitable les documents mais préserve une partie des propriétés des fibres de papier. Si le client le souhaite, un niveau de coupe encore plus fin (DIN 4) peut être appliqué. Dans ce cas, les flux seront dilués avec les coupes DIN 3 pour assurer un recyclage. En revanche, certains broyeurs de bureau sont réglés sur des niveaux de coupe tellement fins que seule une valorisation énergétique sera envisageable.
La qualité du recyclage reste cependant limitée par les besoins du broyage. « Un broyeur primaire vient déchiqueter la feuille. Puis, un aimant récupère les matières métalliques pour purifier la matière, avant qu’elle ne passe dans un second broyeur », détaille le directeur. En revanche, les feuilles plastiques ne peuvent pas être séparées. Ce mélange réduit la qualité de la valorisation : la matière obtenue servira surtout dans le domaine de l’hygiène (papier toilette, essuie-tout). »
Un processus qui précède le RGPD
Et le RGPD dans tout ça ? « Cette réglementation encadre la protection des données. Or, notre process de base consistait déjà à protéger les informations. Il répondait déjà à la plupart des obligations du RGPD ! »
Bon à savoir : Pour la destruction des documents les plus sensibles, la présence d’un huissier est possible. Et vous pouvez venir vous-même assister à l’opération, sur place !
Pour les clients déjà en conformité vis-à-vis du RGPD, l’adaptation reste moindre. Confidentialys continue de leur fournir des attestations de destruction, qui prouvent le respect de la réglementation. En revanche, pour de nouvelles entreprises qui cherchent à se mettre en conformité, tout reste à faire : nouveaux processus de collecte et mise en œuvre de prestations en cohérence avec le RGPD. Confidentialys a adapté son offre pour bien montrer en quoi elle respecte toutes les obligations du RGPD.
Externaliser la gestion de vos documents papiers concernés par le RGPD, c’est s’assurer de suivre la réglementation, de protéger vos données et de respecter vos obligations environnementales !
